Formulaires de candidature, signature de contrats, prise de rendez-vous, stockage de fichiers, automatisations : chaque besoin de l'activité appelait un abonnement différent. Résultat : des coûts récurrents qui s'empilent en devise étrangère, des données éparpillées chez cinq prestataires, et une dépendance totale à des services qui peuvent changer leurs prix ou leurs conditions du jour au lendemain.
Une suite d'outils métier auto-hébergée sur un seul serveur
Candidatures, contrats, rendez-vous, stockage, automatisations. Tous les abonnements SaaS remplacés par une suite open source sur le propre serveur du client.
Une suite d'outils complète installée sur le propre serveur du client, qui remplace tous ces abonnements. Des formulaires conversationnels pour les candidatures aux bootcamps et les lead magnets WhatsApp, la signature électronique des contrats, la prise de rendez-vous en ligne, un espace de stockage de fichiers privé, et un système d'automatisation qui relie tous ces outils entre eux. Chaque outil est accessible depuis sa propre adresse sécurisée, à l'image de la marque. Le client garde la main sur 100 % de ses données et de ses coûts.
La méthode, étape par étape
- 01Audit des besoins et choix des outils
Recensement des usages réels (candidatures, contrats, rendez-vous, fichiers, automatisations) et sélection du meilleur outil pour remplacer chaque abonnement.
- 02Préparation du serveur
Mise en place du socle qui héberge tous les outils, avec accès sécurisés et adresses dédiées pour chacun.
- 03Installation des outils
Déploiement des outils un à un, chacun dans son espace isolé pour garantir stabilité et sécurité.
- 04Connexion des outils entre eux
Les formulaires alimentent le stockage de fichiers, les e-mails partent depuis l'adresse du domaine, les automatisations font circuler l'information entre les applications.
- 05Fiabilisation et transmission
Procédures de mise à jour documentées, fiches d'accès claires remises au client pour chaque outil, avec les consignes de sécurité.
Les résultats
6
outils sur un seul serveur
0
abonnement SaaS mensuel
100 %
des données chez le client
Ce projet, mené pour une entreprise béninoise de formation au e-commerce, répond à un problème que rencontrent beaucoup d’entreprises à mesure qu’elles se digitalisent : chaque nouvel usage ajoute un abonnement, souvent facturé en devise étrangère, et la facture mensuelle finit par dépasser ce que coûterait un serveur entier. L’open source auto-hébergé renverse ce rapport. Typebot remplace les formulaires en ligne, DocuSeal la signature électronique, Cal.com la prise de rendez-vous, MinIO le stockage de fichiers, et n8n relie l’ensemble pour que l’information circule sans ressaisie.
La partie la moins visible du travail est aussi la plus importante : faire tenir tous ces outils ensemble, durablement. Chacun tourne dans son espace isolé, derrière sa propre adresse sécurisée à l’image de la marque, et les procédures de mise à jour sont documentées pour que le système reste sain dans le temps. À la livraison, le client reçoit les fiches d’accès de chaque outil avec les consignes de sécurité. C’est sa suite, sur son serveur : il peut la faire évoluer, la confier à quelqu’un d’autre ou la compléter, sans dépendre de personne.
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