Automatisation et IA
Facturation, achats, stocks, suivi commercial, dossiers du personnel, reporting. Chaque chaîne de travail qui vous coûte des heures est écrite une fois, puis exécutée sans erreur ni oubli.
De quelques jours à 4 semaines
RÉSERVER L'APPEL GRATUITTrente minutes, sans engagement. Je vous dis franchement si c'est pour vous.
Dans une entreprise, il existe deux sortes de travail. Celui qui produit de la valeur, et celui qui consiste à faire circuler l'information pour que le premier soit possible. Le second ne figure sur aucune fiche de poste, personne ne le compte, et il occupe pourtant une part considérable des journées de vos équipes.
C'est ce travail-là que je reprends. La facture qu'il faut établir, envoyer, puis relancer trois fois. Le stock qu'il faut ajuster à deux endroits. Le bon de commande qu'on recopie. Le rapport mensuel qu'on reconstitue à partir de quatre fichiers qui ne disent pas la même chose. Chacune de ces chaînes s'écrit une fois et s'exécute ensuite toute seule, sans se fatiguer et sans sauter une étape.
J'accompagne des entreprises au Bénin, ailleurs en Afrique de l'Ouest et en Europe, de la structure de quinze personnes au groupe qui gère plusieurs sites. Ce qui décide du résultat n'est ni votre secteur ni votre taille : c'est de commencer par la bonne chaîne. Celle dont le gain se voit dès la première semaine, et qui convainc l'équipe de continuer.
Tout est dans la proposition écrite, à montant fixe. Rien n'arrive en supplément à la fin.
Le devis part avec les bonnes informations, devient une facture dès qu'il est accepté, et les relances suivent jusqu'au règlement. Les paiements sont rapprochés de leur facture quel que soit le canal : virement, chèque, carte ou Mobile Money. La série de relances s'arrête à la seconde où le client paie, parce que relancer quelqu'un qui vient de régler fait plus de dégâts que de ne pas relancer.
Demande d'achat, validation, bon de commande, réception, ajustement du stock. La chaîne se déroule sans que personne recopie une ligne, et vos seuils d'alerte préviennent avant la rupture plutôt qu'après. C'est le chantier qui réconcilie enfin le stock affiché et le stock réel, ce qui vaut souvent plus cher que les heures gagnées.
Vos demandes arrivent par votre site, votre messagerie, un salon, un appel, une recommandation ou une conversation sur un réseau. Elles atterrissent toutes au même endroit, qualifiées, attribuées à la bonne personne et assorties d'une tâche de rappel. Plus de prospect qui refroidit dans une boîte que personne n'ouvre.
Arrivée d'un nouvel employé : contrat, comptes, matériel, liste des étapes de sa première semaine. Puis les demandes de congés, les notes de frais, les documents à renouveler. Ce sont des chaînes courtes et très répétitives, et elles pèsent lourd dès que l'effectif dépasse quelques dizaines de personnes.
Chiffre d'affaires, impayés, marges, activité par équipe ou par site. Les données sont rassemblées depuis vos différents outils, recoupées et mises en forme automatiquement. Vous cessez de payer plusieurs jours par mois pour assembler des colonnes, et surtout vous cessez de décider sur des chiffres d'il y a trois semaines.
Factures fournisseurs, bons de livraison, contrats, pièces justificatives. L'IA les lit, en extrait ce qui compte et remplit vos outils, en signalant ce dont elle n'est pas sûre au lieu de le remplir au hasard. C'est le travail invisible par excellence, et presque toujours celui qui libère le plus d'heures.
Et plus encore.
Une fois la première chaîne en service, le changement se voit dans les journées de vos équipes avant de se voir dans vos chiffres.
Trente minutes pour que vous me racontiez votre quotidien. Je pose des questions, parfois bêtes, et je vous dis franchement ce qui vaut la peine d'être fait, ce qui n'en vaut pas la peine, et par quoi commencer. Il m'arrive de conseiller de ne rien faire du tout.
Vous recevez le périmètre exact, le délai, le montant, et le coût mensuel des abonnements. Pas de facturation à l'heure qui dérive, pas de surprise à la fin. Vous savez tout avant de dire oui.
Je livre par morceaux utilisables plutôt qu'en une fois. Vous manipulez la première partie pendant que je construis la suivante, et vous ajustez tant que c'est facile de le faire.
Le système tourne quelques jours à côté de votre façon de travailler habituelle, le temps de vérifier que le résultat est bon. Ensuite je vous montre où regarder, et tout reste sur vos comptes avec vos accès.
C'est l'objection que j'entends le plus, et elle repose presque toujours sur une idée fausse du coût. On ne parle pas d'un progiciel à déployer partout, mais d'un chantier à la fois : une chaîne de travail reprise, mise en service, et dont le gain se mesure en heures avant de passer à la suivante. Les plateformes que j'utilise se paient à l'usage, et le coût mensuel est annoncé dans la proposition.
C'est justement la raison d'être de mon métier. Vous expliquez comment vous travaillez, avec vos mots, et je m'occupe du reste. À la livraison je vous montre où regarder pour vérifier que tout tourne, et quoi faire si quelque chose s'arrête. C'est tout ce que vous avez à savoir, et je peux former une personne de votre équipe pour aller plus loin.
Non, et c'est la question la plus fréquente une fois la porte fermée. Ce que j'automatise, ce sont les tâches que personne n'a jamais eu envie de faire : recopier, relancer, assembler des colonnes. Le temps libéré va au travail que vos équipes n'ont jamais le temps de faire. Si votre objectif est de réduire les effectifs, je ne suis pas le bon prestataire, et je préfère le dire au premier appel.
Souvent, oui, et c'est légitime : un nouvel outil peut être vécu comme une surveillance ou comme une mise en cause de la façon de travailler. C'est pour ça que je commence par la chaîne qui soulage le plus les personnes concernées, pas par celle qui intéresse le plus la direction. Quand la première leur fait gagner deux heures par semaine, la deuxième ne se discute plus.
Selon ce que vous décidez. Pour des données sensibles, on installe la plateforme sur votre propre serveur : rien ne sort de chez vous. Je propose systématiquement cette option quand le sujet le mérite, et elle règle au passage la question de l'abonnement à payer en devise étrangère.
Les systèmes tournent sur des serveurs en ligne, pas sur un ordinateur de votre bureau. Une coupure chez vous n'arrête donc rien : le travail continue et vous le retrouvez fait en revenant. Là où c'est nécessaire, on prévoit une saisie qui fonctionne hors connexion et se synchronise au retour du réseau.
Le prix dépend du nombre de processus à traiter et du nombre d'outils à connecter, jamais de la taille de votre entreprise. Après le premier appel, vous recevez une proposition écrite à montant fixe, avec le coût mensuel des abonnements annoncé dès le départ. Vous ne découvrez pas la facture à la fin.
Oui, entièrement. Les comptes, les abonnements et les accès sont à votre nom, et je n'ai que ce que vous me donnez. Le jour où vous voulez continuer sans moi ou avec quelqu'un d'autre, vous partez avec tout, sans rien me demander. C'est la première question à poser à n'importe quel prestataire.
Vos outils cessent de vivre chacun dans son coin, et ce que quelqu'un refait tous les jours à la main se fait tout seul, sans erreur et sans oubli.
De quelques jours à 4 semainesVOIR LE SERVICEUn regard extérieur sur votre façon de travailler, un choix d'outils court et argumenté, et un ordre de marche que vous pouvez suivre sans moi.
VOIR LE SERVICEUn outil dessiné à partir de votre façon de travailler, pas l'inverse, et qui se modifie quand votre métier change.
VOIR LE SERVICELa preuve chez un client : la suite d'outils auto-hébergée d'une entreprise béninoise.Pour creuser le sujet : Automatisation au Bénin : par où commencer.
VOIR DES SYSTÈMES QUI TOURNENTPremier échange gratuit
Racontez-moi votre situation. Je vous dis franchement si c'est le bon chantier pour vous.
ÉCRIRE À JEAN-PAUL